+7 (812) 997-83-63 support@softengineering.ru

Обзор распространенных практик

Автоматизация бизнес-процессов в малом и микро бизнесе

Без сомнения важной и крайне востребованной темой является анализ практик применения систем автоматизации в малом и микро бизнесе. Если еще пять лет назад нормальной практикой в микро бизнесе являлось использование различных рукописных тетрадей и книг, то сегодня практически любой легальный бизнес требует использования компьютеров, электронных систем учета и отчетности.  И возможности не вести электронный документооборот практически нет! Причин тому несколько:

- Прежде всего условия для ведения электронного документооборота создает государство. Дело в том, что налоговое администрирование значительно упрощается при введении электронного документооборота, значительно проще становиться принимать, накапливать и обрабатывать информацию поступающую от налогоплательщиков.  Очевидно, что от электронного документооборота так же выигрывает и большинство компаний, но есть и такие небольшие организации у которых выгода от ведения электронного документооборота не очевидна, а иногда и отрицательна.  

- Тотальная информатизация средств производства. С каждым годом устройств подключенных к интернету становиться все больше. Уже сейчас к интернету и облачным сервисам подключено огромное кол-во различных устройств, далее подобная тенденция будет только увеличиваться. Естественно для включения этих устройств в информационные системы сопровождения бизнес-процессов требуется организация электронного документооборота.

- Повышение уровня компьютерной грамотности сотрудников – если раньше компьютером умели пользоваться ограниченная группа лиц, и при подборе персонала вопрос компьютерной грамотности поднимался отдельно, то на сегодняшний день умение работать на компьютере, наличие навыков работы в офисных программных продуктах, а зачастую и в среде 1С , - является профессиональным стандартом во многих сферах деятельности.

Дальше предлагаю рассмотреть плюсы и минусы использования электронных информационных систем в форматах малого и микро бизнеса.

Плюсы:

- Электронные системы автоматизации позволяют чрезвычайно эффективно налаживать движение информации между пользователями системы электронного документооборота.  В особенности если эти пользователи территориально разделены ( удаленные офисы, филиалы, торговые точки, исследовательские группы ).

- Во многих случаях получается очень сильно экономить рабочее время, по скольку не требуются ресурсов для операций дублирования введенной информации. Ввели информацию в одном месте – дальше фиксируйте только изменения, вводить ее повторно не надо.  В случае с бумажным документооборотом, вам необходимо в каждых новых документах или операциях фиксировать информацию повторно – переписывая ее по несколько раз или использовать технологии копирования.

- Повышается точность введенной информации, так как при копировании возможны ошибки. Соответственно при бумажном документообороте необходимо использовать дополнительные операции и точки контроля содержательной части документов – которые в случаи с электронным документооборотом представляются просто ненужными.  Так же цифровой ввод данных от электронных устройств и датчиков значительно точней – ввода данных с этих же приборов человеком.

- Электронный документооборот позволяет очень эффективно анализировать и обрабатывать информацию. Типичный пример по пробуйте сосчитать средний чек за день в рукописной книге продаж. А расчет подобного параметра в любой информационной системе займет считанные секунды.

- Возможности по вводу данных. Электронные информационные системы открывают очень широкие возможности по вводу данных.Например заняты руки – используем голосовой ввод, нужно снять показания с прибора – подключаем прибор к информационной системе и вводим данные на прямую, и таких примеров множество. В случаи бумажного документооборота – как вы понимаете, нужна хотя бы одна рука что бы записать информацию.

Минусы:

- Использование электронных информационных систем требует наличия устройств и программного обеспечения поддерживающих эти сервисы. Это компьютеры, принтеры, телефоны и т.п.  Кроме того все эти устройства требуют обслуживания, доступ к сети Интернет тоже необходимо оплачивать, многие облачные сервисы - стоят денег. Конечно стоимость всех этих устройств и сервисов постепенно снижается, но на данный момент она вряд ли сравниться со стоимостью листка бумаги и карандаша. Поэтому первым минусом электронных информационных систем  является высокая стоимость самих систем и стоимость владения ими.

- Важным аспектом использования электронных систем является ограниченные условия их применения. Очевидно, что для нормального функционирования электронных сервисов и устройств, необходимы электричество, доступ к сети интернет нормальные условия по влажности и температуре и часто этим список не ограничивается. Бумажный блокнот с карандашом, всего этого не требует и прекрасно работает на морозе, без электричества и доступа к сети Интернет.

Исходя из этих аспектов можно выработать несколько универсальных советов для внедрения электронных информационных систем в небольших организациях.

- Не пытайтесь автоматизировать все бизнес-процессы, выбирайте для автоматизации те которые позволят Вам максимально сэкономить рабочего времени и качественно улучшить наиболее значимые свойства Вашего продукта.

- Автоматизация – это длительный процесс. Действуйте постепенно, сегодня автоматизировали один участок, завтра второй, после завтра вернулись к первому и оптимизировали его. Учитывайте это при запуске внедрения.

- Выбирайте для автоматизации типовые, часто повторяющиеся операции.

- Не тратьте ресурсы на автоматизацию редких и нетипичных бизнес-процессов.

- Старайтесь максимально использовать стандартный функционал информационных систем. Проблемы с автоматизацией множества бизнес-процессов можно решить стандартным функционалом готовых конфигураций, различными процедурами и регламентами, а так же переформатированием Ваших бизнес-процессов под стандартный функционал.

- При оценке доработки функционала информационных систем оценивайте не только сколько будет стоить сама доработка, но  так же стоимость ее внедрения и стоимость обслуживания этой доработки.


Это теория. Теперь предлагаю подойти к вопросам использования электронных информационных систем в малом и микро бизнесе с практической стороны. Какие программные продукты могут быть легко применимы?

 Основной системой учета и сопровождения бизнес-процессов для малого бизнеса на сегодняшний момент является MicrosoftExcel. Этот программный продукт используется практически всеми, он достаточно дешев, прост в эксплуатации, легко настраивается и является весьма гибким инструментом. Не решен он и ряда недостатков: для настройки серьезного функционала требуется достаточно квалифицированные специалисты, есть сложности с групповой работой с документами, а так же с настройкой и контролем прав доступа. Тем не менее практически любая автоматизация в бизнесе начинается с Microsoft Excel, облачных сервисов электронных таблиц от Google и Microsoft, а так же других редакторов электронных таблиц. Если Вам хватает функционала  Microsoft Excel или других подобных продуктов – нет смысла переходить на другие более сложные системы учета и поддержки бизнес процессов.

Если электронные таблицы Вас по каким то причинам не устраивают, то тогда вы можете найти подходящий для Вас продукт среди официальных сертифицированных конфигураций 1С ( 1С Бухгалтерия, 1С Торговля, 1С Управление небольшой фирмой и т.п. ),  а так же готовых отраслевых решений от АТОЛА ( ФРОНТОЛ, Рабочее место кассира ), и морем программных продуктов для сопровождения  общепита и розничной торговли.  Так же вы можете воспользоваться широким спектром облачных сервисов таких как МОЕ ДЕЛО и пр. Подобные системы уже обеспечивают, функционал для подключения и использования средств автоматизации ( сканеры ШК, кассовые аппараты, торговое оборудование и т.п. ) поддерживают различные облачные сервисы которые могут значительно облегчать Вам работу ( такие как отправку электронной отчетности из облака ( Мое дело ), поиск Юрлиц по ИНН и многое другое). Если же бизнес-процессы в Вашем бизнесе значительно отличаются от бизнес-процессов описанных стандартными конфигурациями  то у Вас есть несколько возможностей:

- Не автоматизировать нестандартные бизнес-процессы.

- Изменять и дорабатывать стандартные конфигурации.

- Заказывать эксклюзивные информационные системы под свой бизнес.

Если вы осознано выбираете второй и третий вариант – обращайтесь к нам

s